Därför behöver ni en social media-policy för företagets anställda [Steg-För-Steg]

Det finns ett fåtal punkter som är de allra viktigaste när det gäller att skapa arbetsglädje – ”Happiness at work” som Amerikanarna säger. Det vill säga att alla som arbetar på företaget vaknar upp efter helgen och känner ”Wohooo! Äntligen måndag igen!”.

Förutom att känna att du har ett syfte och att ha bra relationer på arbetsplatsen, så är det viktigaste för att må bra på jobbet att du har möjligheten att själv påverka och influera arbetsplatsen. Trots det är det många företag som hellre dricker en liter skämd mjölk än vågar lita på de anställda kan ta egna – och bra – beslut.

Jag älskar att se när ett företag vågar låta sina anställda synas på sociala medier. Som litar så mycket på folket i företaget för att låta dem få inflytande över något av det mest kraftfulla och samtidigt mest förödande som finns i företaget – Instagramkontot eller Facebookflödet eller vad helst ni nu valt att synas i! Men det finns massvis med andra fördelar.

Vad är fördelarna med att ge anställda tillgång till sociala medier?

Jag skall strax berätta hur ni går tillväga för att på enklast kan låta alla dela på bördan (näääää, det ärofyllda uppdraget!) att representera er på sociala medier, och att ni inte alls behöver oroa er över att det skall se ut som Donald Trumps twitterflöde! Men först vill jag visa några av de fördelarna som finns, för er som fortfarande inte är övertygade att det här är en riktigt bra idé!

Ni låter fler vara med och bestämma och påverka

Som jag nämnde i början är möjligheten att påverka sin arbetsplats en stor del av varför du trivs där. Att känna att dina chefer och företaget i stort litar på dig att ta dina egna beslut.

Känslor smittar av sig – snabbt! Känn efter själv nästa gång du känner dig lite halv-låg och träffar någon som fullständigt kokar av positivitet. Det är svårt att fortsätta vara låg då, surpuppa där! Ni behöver alltså inte ge varenda person i företaget lösenordet till Instagram. Bara vetskapen att det inte är marknadsavdelningen som producerar material från en stängd bunker utan dina medarbetare kommer med största sannolikhet få alla att känna av möjligheten att påverka.

Ni blir ett mer mänskligt företag

Som kunder gör vi hellre affärer med människor, inte ansiktslösa institutioner. Vi vill veta att det går rätt till. Att alla som tar fram produkten vi köper mår bra, blir behandlade på rätt sätt. Vi tycker om att se riktiga människor, med alla de små skavanker och småbrister som vi har – inte folk med bländvita Photoshopleenden som ”säger” meningar som hämtade ur en instruktionsbok för marknadsförare på 90-talet. De flesta av era kunder ser direkt skillnad på vad som är äkta och vad som är konstruerat.​​

Era kunder kommer lita på er mer om de ser att ni går att lita på, inte bara betalar en marknadsföringsbyrå för att gnugga fram säljcopy!

Ni kan producera mer innehåll (utan att behöva köpa in det)!

Om ni är smarta nog att satsa på content marketing istället för traditionell marknadsföring, vet ni nog att det krävs en viss volym (även om kvalitén kommer först) för att göra bra ifrån sig. Om fler är med och producerar content kan den som är ansvarig för marknadsföringen koncentrera sig mindre på att producera och mer på att sprida och omarbeta det befintliga materialet (du vet väl att det är MINST lika viktigt som att skapa content, va?).

Om fler är med att skapa, får ni mer att sprida och det är större variation på det ni visar!

Ni kommer uppfattas som mindre ”säljande”

På våra kurser och workshops säger vi heeeeela tiden att bara 20% av allt ni lägger ut i era kanaler får vara ”sälj” (om du är VD eller klassiskt skolad marknadsförare och läser det här så har ditt huvud förmodligen exploderat nu, vi ber om ursäkt och tackar för den tiden vi fick tillsammans.)

Vad betyder detta? Ni måste ju sälja er produkt eller tjänst för att överleva, eller hur? Självklart. Men tänk på hur DU vill ha det i din vardag: vill du att varje e-mail du öppnar, varje Instagrambild du scrollar förbi och alla sidor i dagstidningen skall vara fyllda med reklam och företag som skriker köööööööööp? Förmodligen inte.

Men. Så länge som det mesta av ert företags kommunikation ger mig något som kund – underhållning, inspiration eller utbildning – så är jag helt OK med att då och då få information eller erbjudanden om era produkter. Om ni spelat era content marketing-kort rätt så vill jag till och med veta hur jag köpa era produkter – jag litar på er, tycker om er och vill bidra till er verksamhet.

Hur gör ni en social medie-policy [Steg-för-steg]?

Alright, jag hoppas jag har lyckats övertyga dig att släppa tyglarna och lita på att hästen hittar hem (jag har ingen aning om det är ett uttryck och jag tror definitivt det är en dålig idé att referera till era anställda som ”hästar”…).

Det viktigaste för att lyckas med en satsning som den här, är att skapa ett tydligt men enkelt ramverk – en policy för alla som uppdaterar era social medier (och andra plattformer som ni väljer att inkludera).

Ju fler punkter ni har i er policy, desto mindre svängrum ger ni de som skall följa den. När vi hjälper företag vi arbetar med är det här de viktigaste delarna som vi alltid försöker få med. Gör det inte mer komplicerat än vad det behöver vara – sno gärna rubrikerna rakt av och fyll i svaren under så de passar er!

Tänk på att er policy skall vara ett levande och föränderligt dokument, som uppdateras när det behövs – du behöver alltså inte få det exakt rätt från början. (Vi har märkt att det bästa sättet att ta fram ett sådant här dokument är att använda en plattform som låter flera personer redigera samma dokument, exempelvis Google Docs)

1. Hur gör vi människors liv bättre?

Första punkten i er policy bör måla en stor, övergripande bild. Alla företag och organisationer har en anledning till varför de finns. Hur gör ni världen till en bättre plats? Det må låta pretentiöst, men sanningen är att vi alla gör livet bättre för människor runt omkring oss – och därigenom världen lite bättre i stort.

Alla företag har som mål att sälja sina produkter eller tjänster och på så sätt överleva. Men vad händer med de som använder era tjänster och produkter? Hur förändras deras liv?

Det är viktigt att alla i företaget (inte bara de som syns utåt på era plattformar) vet det här. Då kan man ta beslut utifrån det bästa för ert större syfte!

2. Dela bara sådant du har rätt att dela

Det är många idag som tror att alla bilder som ”ligger på Google” är fria att använda som en vill. Så är det inte. Att använda material som ni inte har rätt att använda kan bli väldigt kostsamt. Därför är det viktigt att tydliggöra detta redan i er policy. Så länge de bilder och filmer ni publicerar är tagna av er, så är det inga problem.

3. Dela inte det här!

Om du är riktigt stolt över vad ditt företag gör pratar du gärna så mycket som möjlig om det. I sådan stolthetsextas, kan det lätt hända att information delas som är mer eller mindre känslig. Beskriv i den här delen av policyn vilken typ av information som absolut inte får delas på företagets sociala medier: finansiell eller juridisk information, framtida tävlingar eller erbjudanden, privat information om anställda eller kunder, strategier, trender etc. Välj själva vad som passar er och förklara väldigt tydligt vad ni menar med de olika delarna.

I den här avdelningen kan det vara bra att även påminna om att inte skriva något som är kränkande (religiöst, sexuell läggning, fysiska handikapp etc).

4. Så här svarar du på kommentarer (om du alls skall det).

Målet med en social mediasatsning är interaktion. Ni vill att era kunder skall reagera på era inlägg och gärna kommentera själva, då har ni lyckats! Men det är viktigt att alla håller huvudena kalla om det skulle vara någon kommentar som är mindre positiv, kanske till och med från en kund som är väldigt arg och aggressiv. Tips: svara alltid på ett mänskligt sätt.

Vem svarar på den sortens kommentarer? Hur svarar ni?

5. Om du gör ett misstag, ta det lugnt och gör så här!

Vi är alla människor och gör ibland saker som i efterhand verkar mindre bra. Det är viktigt att alla som pratar för er vet att det ibland blir fel även om manegen är krattad och räfsad.

Vad skall göras om olyckan är framme? Rätta till det direkt? Ta kontakt med ansvarig? Alla organisationer har olika lagar och interna riktlinjer att följa, vad funkar bäst för er?

Gör det tydligt att så länge som ett misstag rättas till snabbt och rapporteras till de som bör veta, så kommer inget dumt att hända. Det är bättre att det kommer upp till ytan direkt, än att det sopas under mattan och fortsätter att göra skada.

6. När du postar privat

Om era anställda vill prata om er även när de inte arbetar, skall ni skatta er riktigt lyckliga! Det visar att de är väldigt stolta över att vara en del i organisationen – ta till vara på det!

Såvida det inte är fullständigt omöjligt – låt alla anställda visa att de arbetar med er, även privat. Det viktigaste är att du tydligt visar att åsikterna som speglas är dina egna, inte företagets.

Checklista innan ni kör igång!

Nu när ni har ett koncist dokument som visar era ramar, har ni verkligen förberett för en lyckad satsning. Innan ni sparkar igång, är det några punkter som behöver göras.

Vilka skall visa upp sig? Var inte rädda för att låta människor från alla delar av företaget visa upp sig! Sälj, ekonomi, ledning, lokalvård, kundservice. Everything goes! Det handlar om att bygga en relation till era kunder, att komma de närmre. Inte att visa upp en perfekt, photoshoppad verklighet!

Samla alla som vill med på tåget på en enkel kick-off, ett möte där ni går igenom er policy så att alla kan ställa frågor och verkligen förstå den.

Bestäm konkret hur mycket tid som skall/får läggas på just sociala medier varje arbetsvecka.

Se till att alla har tillgång till de konton och lösenord som behövs.

Bestäm vilka (om några) bildfilter och typsnitt som skall användas när du delar på företagets kanaler.

Det behövs oftast mycket pushning i början, för att få bollen i rullning. Ge tips då och då på vad som kan delas, skicka påminnelsemail etc.

Jag hoppas och tror att ni snabbt kommer att se skillnader i många områden när ni låter fler på företaget synas utåt!

Lycka till!​

PS. Ett sista extratips innan vi skiljs åt: om ni vill att er satsning skall ge extra mycket effekt så kan det vara värt att investera lite i att lära alla hur man skriver och fotograferar bra för social medier. Jag kommer gärna ut till er och håller en inspirationsföreläsning eller anpassad utbildning som passar er! Hör av dig! Och glöm inte att vi har utbildningar för dig som vill lära dig mer om Marknadsföring i Sociala Medier!